Privacy protocol van EHBO vereniging Ulestraten

EHBO vereniging Ulestraten hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens.
In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
In dit privacy protocol zijn de regels beschreven over het vastleggen van de gegevens van de leden van EHBO vereniging Ulestraten en voor welke doeleinden deze gegevens door het bestuur van de EHBO vereniging Ulestraten worden gebruikt.

De basis van deze regels vinden hun oorsprong in de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Verordening (EU) 2016/679 van het Europese Parlement en de Raad van 27 april 2016.
Het doel van deze wet is om personen meer controle te geven over hun eigen gegevens en treedt in werking op 25 mei 2018.

Gegevens van de leden van EHBO vereniging Ulestraten zullen door de vereniging EHBO Ulestraten niet worden verstrekt aan derden (behalve met de instanties genoemd in dit protocol) en niet langer bewaard worden dan noodzakelijk, tenzij dit door wettelijke regels e.d. anders wordt bepaald. (financiële administratie max. 7 jaar)

Wij delen beperkte gegevens met de gemeente Meerssen voor het aanvragen van subsidies, met EHBO vereniging Limburg voor het afsluiten van een beperkte aansprakelijkheid verzekering en met Het Oranje Kruis voor het aanvragen van hercertificering.

Leden:
Natuurlijke personen zijn lid indien ze voldaan hebben aan de Statuten en het Huishoudelijke Reglement van de EHBO vereniging Ulestraten.

Bestuursleden:
Bestuursleden zijn leden die gekozen zijn op de Algemene (leden) Vergadering (jaarvergadering) door de leden.
De bestuursleden zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.

De EHBO vereniging Ulestraten is verantwoordelijk voor het beschermen van alle gegevens die worden bijgehouden van het lid. De gegevens zullen “passend beveiligd” worden tegen ongeautoriseerde toegang c.q. gebruik.

De vastgelegde gegevens zijn noodzakelijk en dienen ter uitvoering van het lidmaatschap en de dienstverlening aan de leden, zoals o.a. de communicatie in het algemeen, het uitnodigen voor vergaderingen of lezingen, het opmaken van een factuur, voor de afgesloten aansprakelijkheids-, ongevallen- en rechtsbijstandverzekering en om o.a. te voldoen aan wettelijke verplichtingen e.d.

Functionaris gegevensbescherming
Als vereniging zijn we vrijgesteld van een dergelijke functionaris.
Echter, zoals hieronder omschreven zullen de verschillende bestuursleden conform dit privacy protocol met uw gegevens omgaan en het alleen maar gebruiken voor hun specifieke taak en doeleinden.

Van leden worden de volgende gegevens gevraagd/verzameld en vastgelegd:
1 Naam
2 Adres
3 Postcode
4 Woonplaats
5 Email adres
6 Telefoonnummer
7 Geboortedatum
8 Diplomanummer
9 Datum examen (diploma)
10 Datum aanvang lidmaatschap
11 Aanwezigheid oefenavonden

De gegevens 1 t/m 7 worden aan de vereniging EHBO Ulestraten verstrekt door de leden door middel van het invullen van een aanmeldingsformulier van de vereniging.
De gegevens 8 t/m 10 door het Oranje Kruis bij behalen diploma.

De secretaris beschikt over de gegevens 1 t/m 7.
De secretaris gebruikt deze gegevens om de leden te informeren over wijzigingen in het algemeen, het uitnodigen voor vergaderingen of lezingen, wijzigingen betreffende de afgesloten aansprakelijkheid-, ongevallen- en rechtsbijstand verzekering, het informeren over actualiteiten van de vereniging of genomen besluiten van het bestuur e.d.

De ledenadministratie beschikt over de gegevens 1 t/m 11.
De ledenadministratie gebruikt deze gegevens voor het bijhouden van de aanwezigheid tijdens oefenavonden en het aanvragen van hercertificering.

De penningmeester beschikt over de gegevens 1 t/m 7.
De penningmeester gebruik deze gegevens om eventuele facturen op te maken en te verzenden en de registratie van de ontvangen contributies.

De evenementencommissie beschikt over de gegevens 1, 5 en 6.
De evenementencommissie gebruikt deze gegevens om de leden te informeren over gevraagde EHBO inzetten en het inplannen van de beschikbare vrijwilligers.

De webmaster beschikt over de gegevens 1 t/m 11.
De webmaster gebruikt deze gegevens om op de website de inloggegevens up to date te houden.
Van de gegevens zullen back ups worden gemaakt op een externe harde schijf.

Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Foto’s
Bij EHBO activiteiten kunnen foto’s gemaakt worden van de deelnemers. Deze foto’s zullen eventueel worden gebruikt voor op de website. Voor de publicatie van de foto’s zal schriftelijke toestemming gevraagd worden.

Data lek
Bij een eventuele data lek, zullen de leden en de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering hiervan in kennis worden gesteld. Indien blijkt, dat de gegevens die zijn gelekt slecht geringe kans geven op schending van rechten van betrokkenen, zal de Autoriteit Persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld. In alle gevallen zal het bestuur de betrokkenen informeren en zullen passende maatregelen worden getroffen om dit in de toekomst te voorkomen.

Door dit privacy protocol voldoet EHBO vereniging Ulestraten aan de wettelijk gestelde eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU).

Dit privacy protocol is vastgesteld door het bestuur op 22 mei 2018 en treedt onmiddellijk in werking.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen
Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!
Contactgegevens:

EHBO vereniging Ulestraten
Hulserstraat 99
6243 BM Geulle



Klik hier om het privacy protocol te downloaden (PDF)